Эпидемия коронавируса: как малому бизнесу автоматизировать работу с минимальными потерями

Эпидемия коронавируса: как малому бизнесу автоматизировать работу с минимальными потерями
Дата: 03.04.2020

В связи с пандемией коронавирусной инфекции владельцы малого и среднего бизнеса вынуждены переводить своих сотрудников на удаленную работу, а сам бизнес в интернет. Очевидно, что чем быстрее завершить этот процесс, тем меньше будет убытков. Задача эта сложная, но решаемая, поскольку современные инструменты позволяют продавать и оказывать услуги и без прямого контакта сотрудников интернет-магазина друг с другом или покупателями.

Работа на удаленке – это общение между сотрудниками и клиентами, обслуживание покупателей. Помимо этого требуется:

  • Контролировать работу персонала, формировать отчеты;
  • Дистанционно вести учет товаров;
  • Анализировать финансовые показатели;
  • Отслеживать каналы лидогенерации;
  • Своевременно отвечать на сообщения клиентов в онлайн;
  • Поддерживать связь с клиентом путем e-mail рассылок.
Мы подскажем, как правильно устроить рабочие процессы, и какие инструменты необходимы для каждого из перечисленных пунктов.

Бухгалтерия и складской учет

Для любого бизнеса важно своевременно формировать отчеты для налоговой, рассчитываться с сотрудниками и анализировать финансовые показатели. Также важно следить за количеством товара на складе, своевременной доставкой и работой поставщиков. Все это можно автоматизировать уже сегодня и не тратить нервы.

Пожалуй, самая распространенная в России система – 1С. Система автоматически следит за остатками на складе, формирует и отправляет заказы поставщикам. Благодаря аналитике делает возможным расстановку приоритетов: заказ наиболее ходовых позиций, сокращение поставок товара, не пользующегося спросом. 1C самостоятельно формирует бухгалтерскую отчетность на основании первичных документов, плюс для интернет-магазина программа соберет данные из операций по расчетному счету. А в конце периода подаст декларации, и оплатит налоги. Обо всех работах программа будет присылать уведомления. Для ее внедрения вам понадобится работа программиста, который настроит и адаптирует программы 1С под требования бухгалтеров и особенности ведения бухучета на предприятии. Он будет следить за своевременным обновлением системы и работой сервера, устранять ошибки и обучать использованию программы. Существующие другие сервисы "МоеДело" и "Контур.Бухгалтерия".

Для актуального общепита и доставки есть специализированная система учета iiko, которая позволяет вести товарный учет, склад, сотрудников, аналитику и связать номенклатуру и заказы с сайтом доставки.

Существуют специализированные системы товароучета. Система автоматически делает заказы поставщикам, поэтому на складе всегда и всего в достатке. Встроенная аналитика позволяет заказывать больше ходовых позиций и меньше тех, что не пользуются большим спросом. Товароучетные программы интегрируются с онлайн-кассами. Из-за этого проданный товар моментально улетает со складских остатков - не нужно ничего вычеркивать вручную. Популярные сервисы товароучета - “ЕКАМ”, “МойСклад”, “Большая птица”.

CRM-система и ментальные карты

Это наиболее полезный инструмент для контроля коммуникации сотрудников компании с клиентом. Благодаря внедрению системы можно контролировать работу персонала, формировать отчеты, хранить данные о клиентах. Часто малый бизнес ведет базы клиентов в письменном виде или excel-таблицах. В свои проекты мы внедряем CRM Bitrix24.

CRM-система ведет клиентские базы, напомнит совершить важный звонок, сформирует заказ, делает необходимые рассылки в автоматическом режиме, анализирует расходы и каналы продаж, эффективность сотрудников и многое другое. Инструмент позволяет обслуживать больше клиентов, при этом не увеличивать штат сотрудников. Если говорить коротко, то CRM помогает зарабатывать больше и легче, а значит, с ней вы сможете успешнее развивать свой бизнес.

С CRM разобрались, но как держать в голове сотни идей, как структурировать свои мысли и наглядно их демонстрировать? На помощь приходят ментальные карты. Ментальная карта – своего рода блок-схема, она помогает визуализировать все, что у вас на уме. Например, она поможет учесть при разработке сайта сильные и слабые стороны вашего бизнеса – сделать «мозговой штурм» более наглядным. В период карантина, когда нет возможности собраться вмести это очень актуально. Отличный инструмент – Mindmeister. Можно создавать несколько ментальных карт, делать их публичными и редактировать вместе с коллегами. Большое количество визуальных эффектов и возможность скачать карту для распечатки. 

Системы сквозной аналитики и коллтрекинг

Сквозная аналитика - это система, которая показывает эффективность инструментов продвижения вашего ресурса. Она собирает данные со всех каналов рекламы и показывает, какие из них работают лучше, а какие - хуже. Кстати, коллтрекинг часто является одним из инструментов системы сквозной аналитики и входит в ее состав. Самой популярной системой сквозной аналитики является Roistat

Коллтрекинг необходим для отслеживания канала, откуда пришел клиент по телефонным звонкам. Этот инструмент позволяет проводить аналитику входящих звонков: отслеживание поступивших звонки, выделение рекламной площадки, ее эффективность и, как следствие, перераспределение бюджета между площадками продвижения.

Система Callibri (используйте промокод A5BR5DME2G на 500 рублей), которую мы успешно внедряем уже не один год, дает аналитику входящих звонков в автоматическом режиме. Сервис позволяет прослушать запись звонка, оценить работу менеджера, узнать о количестве звонков. С его помощью можно отследить эффективность рекламного канала и скорректировать расходы: отказаться от одной площадки в пользу другой.

Чаты и чат-боты

Практически на каждом сайте есть онлайн-чат: клиенты задают вопросы, если не смогли найти интересующую информацию или товар на сайте или им необходима консультация. Обычно для работы с чатом выделяют отдельного человека, и он ведет переписку с клиентами. Но есть специальные программы, позволяющие освободить менеджеров по продажам от общения в чате.

Покупка в интернет-магазине выглядит следующим образом: пользователь заходит на сайт, выбирает товар, оформляет и оплачивает заказ. Обычно в процессе возникают однотипные вопросы, которые он может задать в чате. Для своих клиентов мы рекомендуем чаты JIvoSite или Verbox. Стандартные боты работают по принципу: если спросили это - нужно ответить то. Есть более продвинутые чат-боты на основе искусственного интеллекта: они обучаются в процессе общения.

Сервисы автоматических электронных рассылок

Чтобы держать своих клиентов в курсе последних новинок, или составить им персональное предложение, необходимо составить e-mail или SMS, выгрузить базу клиентов и разослать уведомления. Выполнять эту работу вручную долго, трудозатратно и неэффективно. Для этого созданы различные сервисы автоматических рассылок, например MailChimp, SendPulse, UniSender. Сервисы отправляют письма и могут вести самую настоящую переписку, с легкостью формируют коммерческие предложения и рассылки, которые затем отправляются по электронной почте и смс-сообщениям.

Хостинг и VDS

Малый и средний бизнесы переносят в онлайн свои услуги и товары: рестораны переключаются на доставку еды, магазины становятся интернет-магазинами, даже появилась возможность организовывать доставку лекарств. Если Вы, в свое время не успели завести сайт для своего бизнеса – сейчас самое время. Но без надежного хостинга не обойтись. Мы рекомендуем REG.RU (промокод 5%: 669B-0297-99D9-52E9) – крупнейший хостинг в России. На REG.RU можно зарегистрировать уникальное доменное имя или купить освободившееся. Так же представляется большой выбор виртуальных выделенных серверов VPS и физических.

Надежный партнер в лице Банка

Введение бизнеса онлайн непосредственно связанно с приемом платежей, поэтому потребуется надежный партнер в лице банка. Отличный вариант для организации торговли в сети Интернет – Альфабанк. Крупнейший частный банк в России позволяет в короткие сроки открыть счет, настроить онлайн-эквайринг для приема платежей онлайн, есть возможность овердрафта для бизнеса в кризис.

Если у вас ничего нет..

Как вы уже убедились, для автоматизации любого бизнес-процесса уже имеются доступные сервисы. Все вышеперечисленные инструменты мы используем сами и внедряем в проекты клиентов. Если вам требуется помощь в настройке какого-то компонента или вы желаете настроить всю систему с нуля – обращайтесь. За нашими плечами многогодовой опыт автоматизации работы в интернет-магазинах, на предприятиях общепита и других направлений бизнеса. Вне зависимости от отрасли мы досконально погружаемся в устройство ваших проектов и предлагаем подходящие именно вам решения.


Поделитесь с друзьями:
Оставить комментарий